「瞎忙」,快丟了吧

兩性與生活

 
    

週六,幾個學生到我家裡來作客。我住在北京西郊,一居室的小屋,開門就可以看見全部。Jerry特別好奇,為甚麼老師這麼鳥的屋子,可以五臟俱全,甚至還養了花草小魚。她先翻開我的衣櫥,發現裡面沒幾件衣服;又打開我的冰箱,發現裡面沒幾盤東西。又仔細檢查我的小書桌,發現電腦後面除了掛著三個字:Yes,I can 以外,根本沒啥可看的!那麼,您都怎麼處理每天的生活和工作呢? 這也沒有甚麼秘密可言!我就是「時間管理」達人。時間就是空間;時間就是金錢。如果把空間塞滿,你就要多花時間:如果你多花時間,就少了更多金錢。 道理很簡單,實踐起來就要痛下決心了。許多年以前,我也是個喜歡『取』大於喜歡『捨』的人;現在,完全瞭解能『捨』才有『得』的真實意義。 時間管理有個非常簡單的道理,叫做 80/20 原理,只要遵循這個道理,就可以做到真正的時間管理(也就是自我管理)。簡單的說,80/20 原理是指80%的瑣碎多數和 20% 重要少數的比例,在任何事物上都會體現。例如每天去吃自助餐,可能都會選同樣的菜(20%);每天看電視,都會選同樣的台(20%)。所以雖然有十條裙子,你可能經常穿的都是那兩條;雖然有十條領帶,經常打的總是那兩條。這就是 80/20原理的意義,換句話說,你可以選擇的越多,可能就越不會選擇。所需要的空間越大;所花的時間越多。 許多生活上和工作上的事務都會進入時間的陷阱裡面。比方有人打電話來,一不留神就聊起來,忘記三分鐘電話就要結束談話的原則。比方說,有人要問一個電話號碼,結果在到處翻箱倒櫃十來分鐘,還找不著那個號碼。前者是因為自己的習慣成自然;自然成命運。 最後就是「拖延」成性。後者是自己工作方法不對,沒有把電話號碼這類的檔案歸類,讓這些手邊的資訊易讀易找,並且成為有用的資源。時間陷阱比比皆是,人們慣常抱怨事情太多,可能是不懂得拒絕;抱怨資訊太多,可能是不懂得刪節歸類整理清理。 談到清理,有些人總是捨不得「丟」。我的兒子和老公就是典型的「破家值萬貫」一族。每隔幾個月我從北京回臺北,總要花兩個禮拜大清理:不用的垃圾袋堆積如山,穿過沒洗的掉在床底下,人家送的禮盒東西吃完還留著盒子,更別提各種瓶瓶罐罐,都要留著「等有一天會有用」。這是中國人的好習慣:節儉。但也是壞習慣:收破爛。為甚麼不整理好給那些可以用的人呢! 我每天都要看書和雜誌,但是看完一本就寫下重點,放入自己的電子書摘裡面。書本和雜誌立刻轉送給他人。久而久之,自己知道看書要挑重點,重點放在部落格裡,出版物送給更好的讀者,不僅可以互相分享,還可以交到懂得珍惜知識的朋友。同時,每天都會有無數多世界各地的朋友寄來所謂「你一定要看」的網路文章,我都會編列在一個特別的資料夾,分類後留存。有些看看就刪掉,留存的也要隔半年殺掉大部分。 上班族的每天只有八小時,就算加班也只有十小時。這樣短的時間,除了高效率的執行者以外,多數人做不到幾件事就下班了。桌上堆積如山的東西只好留到明天,或者老闆要催的時候才來處理。這種方法做事的人經常有壓力症候群:焦慮、心煩、睡不穩、心不安,好像總要出甚麼事情的樣子。其實甚麼也沒有,就是很多事情忙不完而已。事情追著你,好像身上有很多猴子扒著找你麻煩。 這就是有名的猴子理論,屬於一分鐘管理的經理人課程。每天你都清不完,答應的事情也做不好,業績或績效不能達標,還弄的一身毛病,何苦?不如歸去。到家裡也沒有更好,雜亂的心情配上雜亂的環境,逼人走上不歸路,時有所聞。解決之道其實一點也不難,就是要能「剪」:快刀斬亂麻,慧劍斬情絲。天下沒有難成之事,也沒有過不了的坎兒。 簡單的原則要會「選擇」。我們先從最簡單的開始: 選擇固定的時間採購家用品、衣物、食品,不要到處亂逛 選擇可以空餘的兩小時,看一場最精采的電影 選擇不囉唆的朋友,告訴你如何篩檢問題,快速得到答案 選擇上午思考、中午約見客戶、下午開會、晚上徹底休息 選擇簡單容易料理的營養食物、選擇比較近的餐廳 選擇最好的收納原則,整理抽屜、衣櫃、廚房、浴室,不用的全都收起來 選擇不需要的物件送給需要的人 選擇好的時間點去溝通難以溝通的人 選擇最容易搭配的衣服、配件,不花心思 選擇最需要讀的書和雜誌,每天看一小段 選擇聽收音機,選擇少看報和電視 選擇適當的座位,開會的時候不會被幹擾 選擇必要的事情處裡,不必要的交給他人幫你 選擇讓孩子和家人有自己的空間,不要追著他們問:你在哪裡?你在幹甚麼? 選擇一天中的一小段時間練習「腦袋空空」;另一小段時間做點運動 時間管理的意義並不是要讓自己的時間變多,那是誰也做不到的。但是為甚麼同樣是每天二十四小時,有些人可以管理上百個公司,而我們只在桌前片刻,一天就茫茫然過去了。這不能怪老闆,也不能怪同事。每個人都在工作,只是有些人 Work Smart;有些人Work Hard而已。 最近我為了司機小張一套時間管理運用法,他每個月可以多出 10-15% 的收入。這其實也很容易想:油價越來越貴,空車到處飛來飛去,那就是浪費時間和浪費金錢了。我讓他每天一早就去家裡最近的飯店排班,那裡的客人多半去機場。不囉唆。單一行程不用再市區轉來轉去,而且來回一趟即使費掉半天功夫,所得也大約就是一天正常收入的一半了。下午也不要隨意亂跑,結交一兩個常客,這就有了比較穩定的收入。 時間是流動的,一去不復返,珍惜光陰大家都知道,管理的概念和徹底的執行就要靠自己的慧心巧思了。